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Die Digitalisierung ist mittlerweile in keinem Bereich mehr wegzudenken. Im Bereich der Hausverwaltung erleichtert sie das Facility Management, vor allem wenn mehrere Objekte zu betreuen sind. Ein zusätzlicher Vorteil einer Hausmeister Software ist, dass darüber auch viele Daten gewonnen werden, die etwa zur Reduktion von Kosten führen können oder zur effizienteren Ausführung von Aufgaben.
Verwaltung mehrerer Objekte
Ein großer Vorteil der Hausmeister Software ist, dass es die Verwaltung mehrerer Objekte deutlich vereinfacht. Mitarbeiter erhalten ihre Aufgaben bereits digital und es kann zum Beispiel flexibler auf Krankenstände reagiert werden.
Vor allem im Winter lässt sich die Schneeräumung besser organisieren wie auch die zusätzlichen Reinigungen der Hausflure, die bei einem anhaltenden Schlechtwetter benötigt werden.
Wartungsintervalle einhalten
Im Rahmen der Verwaltung von Objekten gibt es auch immer wieder verschiedene Wartungsintervalle, die mit einer Hausmeister Software besser überwacht werden können.
An Objekten müssen beispielsweise Lifte sowie diverse elektrische Anlagen in regelmäßigen Abständen kontrolliert werden. Gibt es im Haus gemeinschaftlich genutzt Geräte, wie einen Waschraum für alle Mieter bzw. Eigentümer, ist es auch empfehlenswert regelmäßige Wartungsintervalle einzuplanen, auch wenn sie bei solchen Geräten nicht gesetzlich vorgeschrieben sind. Eine regelmäßige Wartung erhöht die Lebensdauer von Geräten deutlich, vor allem wenn sie von vielen verschiedenen Personen genutzt werden.
Werden für die Betreuung von Objekten verschiedene Geräte und Fahrzeuge genutzt, müssen diese ebenfalls regelmäßig gewartet werden. Neben den Serviceintervallen ist vielleicht an Fahrzeugen sogar die Bereifung saisonal anzupassen, was bei einem größeren Fuhrpark ebenfalls einfacher überwacht werden kann.
Materiallager überwachen
Für die Erledigung diverser Aufgaben wird auch ein gewisser Materialbestand benötigt. Dazu gehören beispielsweise Treibstoffe für Rasenmäher, Schmiermittel, Reinigungsmittel und auch Kleinteile, damit beispielsweise kleinere Reparaturen von Mitarbeitern durchgeführt werden können.
Damit immer ausreichend Material vorrätig ist, können Ein- bzw. Ausgänge regelmäßig protokolliert werden. Dadurch wird das Risiko verringert, dass sich die Abarbeitung von Aufgaben verzögert, weil Material fehlt. Zudem kann das Materiallager wieder kostengünstiger aufgefüllt werden. Neigt sich der Bestand dem Ende zu, kann rechtzeitig nachbestellt werden und das oft zu deutlich günstigeren Preisen, weil ein guter Zeitpunkt bei der Preisentwicklung abgewartet werden kann. Zudem ermöglichen Großbestellungen bessere Positionen bei Preisverhandlungen.
Elektronische Ablage von Dokumenten
Ein weiterer Vorteil der Hausmeister Software ist, dass Dokumente elektronisch archiviert werden können. Dies ist vor allem bei der Betreuung von größeren Objekten von Vorteil. Selbst wenn keine digitale Archivierung möglich ist, weil die gesetzlichen Standards nicht unterstützt werden, kann auf den Ausdruck zahlreicher Unterlagen verzichtet werden.
Dazu gehören beispielsweise Arbeitspläne oder die Verteilung von Aufgaben, die über den Bildschirm ersichtlich ist. Die Erteilung von Arbeitsanweisungen sowie die Dokumentation verschiedener Probleme, die es zu lösen gilt, kann ebenfalls elektronisch erfolgen. Ausgedruckt werden müssen dann nur noch jene Dokumente, die tatsächlich auch zu archivieren sind, wie etwa Rechnungen oder die Abrechnung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter.
Statistische Auswertungen
Ein weiterer Vorteil der Hausmeister Software ist, dass sie die Möglichkeit bietet, statistische Auswertungen abzurufen. Das erleichtert die Planung und kann langfristig die Kosten reduzieren. Probleme können rechtzeitig abgefangen werden, etwa eine Personalknappheit, wenn sich periodisch Aufgaben häufen.
Liegen statistische Informationen vor, können auch Einkäufe im Bezug auf Materialen besser geplant werden. So kann beispielsweise die notwendige Menge an Betriebs- bzw. Schmiermittel zu einem Zeitpunkt gekauft werden, in denen die Preise deutlich günstiger sind. Zudem lassen sich auch Fehler in der Planung einfacher vermeiden, was wiederum die Kosten reduzieren kann.
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