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In vielen Berufsbildern gehört die Arbeitskleidung zum Alltag dazu. Sie dient nicht nur zur Wiedererkennung als Marketinginstrument, sondern auch dem Schutz von Leib und Leben im rauen Arbeitsumfeld. Doch was gehört alles zur Arbeitskleidung, wie lassen sich für den Arbeitgeber Kosten einsparen und was sagt das Steuerrecht?
Wie wird Arbeitskleidung definiert?
Grundsätzlich sind sämtliche Kleidungsstücke als Arbeitskleidung klassifiziert, die zur Ausübung der Tätigkeit unerlässlich sind. Insofern keine Kleidungsordnung besteht, fallen für den Arbeitgeber keine zusätzlichen Kosten an. Anders verläuft es in folgenden Fällen:
- Schutzkleidung: Sie dient dem gesundheitlichen Schutz des Angestellten und soll Arbeitsunfällen vorbeugen sowie Wind und Wetter trotzen. Im medizinischen Sektor ist professionelle Schutzkleidung zwecks Hygiene Pflicht. Anfallende Kosten für Anschaffung, Wartung und Reinigung übernimmt der Arbeitgeber. Zur Schutzkleidung gehören beispielsweise: Sicherheitsschuhe, Schutzbrillen, Gehörschutz, Atemschutz, Schnittschutzhosen, Schutzhelme oder Schutzhandschuhe.
- Dienstkleidung: Hierbei handelt es sich etwa um Uniformen von Militär- oder Polizeibediensteten. Auch in Dienstleistungsbereichen wie Supermärkten sind die einheitlichen Kleidungen Gang und Gäbe. Sie dienen der Wiedererkennung des Arbeiters. In der Regel sind die Kosten vom Arbeitgeber zu tragen, doch lassen sich die Kosten im Ausnahmefall je nach Möglichkeit der Freizeitnutzung der Kleidung auf den Arbeitnehmer umlagern.
- Berufskleidung: Hierzu zählt Kleidung, die zwar nicht notwendig, doch üblich für die Ausübung eines Berufes ist, etwa ein Anzug im Bankwesen. Die Kosten trägt, insofern nicht vertraglich anders geregelt, der Arbeitnehmer selbst.
Lässt sich die Arbeitskleidung steuerlich absetzen?
Im Falle von ausschließlich beruflich getragener Kleidung lassen sich die Kosten als sogenannte Werbungskosten steuerlich absetzen. Auch normale Arbeitskleidung wie Sicherheitsschuhe, Arbeitsuniformen oder Amtstrachten, die nicht als Freizeitkleidung in Frage kommen, sind von der Steuer absetzbar. Ob es sich bei einem Kleidungsstück um Berufskleidung per Definition handelt, entscheidet jedes Finanzamt individuell. Auch Unternehmen können Kosten für die Arbeitskleidung als Betriebskosten abrechnen und Geld einsparen. Übernimmt der Arbeitgeber sämtliche Kosten, bedeutet dies für den Arbeitnehmer keinen finanziellen Vorteil.
Grundsätzlich erkennt das Finanzamt Arbeitskleidung als solche an, wenn sie in direkter Verbindung mit der Berufstätigkeit steht. Doch ist besagte Definition sehr knapp bemessen. Bereits bei der einfachen Möglichkeit zur Nutzung in der Freizeit lehnt das Finanzamt die steuerliche Absetzung ab.
Wie lässt sich Geld bei der Reinigung sparen?
Nicht nur die Anschaffung, auch die Wartung und Reinigung der Arbeitskleidung verursacht hohe, laufende Kosten. Natürlich lassen sich auch diese Kosten von der Steuer absetzen. Für den Arbeitgeber ist die Aufhebung sämtlicher Quittungen wichtig, um dem Finanzamt die nötigen Nachweise zu liefern. Selbst die private Reinigung ist anteilig absetzbar. Folgende Informationen sind hierfür relevant:
- Kosten für die Reinigung und Trocknung der Kleidung
- Bezeichnung des gewählten Waschprogramms
- Anzahl an Personen im Haushalt
- Gewicht der Arbeitskleidung
Was ist lukrativer: Arbeitskleidung kaufen oder leasen?
Im Falle eines Erwerbs ist das Unternehmen der alleinige Eigentümer der Arbeitskleidung. Es fallen einmalige Kosten an, die sich als Betriebskosten abschreiben lassen. Auf lange Sicht entstehen niedrigere Kosten als beim Leasing. Allerdings sind hohe Erstinvestitionen nötig und wiederkehrende Kosten für die Reinigung und Instandhaltung sind nicht zu vernachlässigen.
Wer Arbeitskleidung mietet, ist nicht der Eigentümer der Kleidung und ist nach Beendigung des Vertrags häufig zur Akquise der Kleidung zum aktuellen Zeitwert verpflichtet. Allerdings entstehen keine Anfangsinvestitionen, auch lassen sich die Kosten klar kalkulieren. Auch Mietkosten sind steuerlich absetzbar.