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Im Laufe der Jahre kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem es nötig wird, einige alte Dokumente und Akten zu vernichten.
Um bei der Vernichtung der Dokumente keinen Fehler zu machen, besteht die Voraussetzung in einer sorgfältigen Ordnung der Akten. Werden sämtliche Schreiben und Unterlagen ungeordnet weggeheftet, kann kaum der Überblick behalten werden. Die Folge besteht dann nur allzu häufig darin, dass der Papierberg nach einiger Zeit überhandnimmt und keine Einschätzung mehr möglich ist, bei welchen Schriftstücken es sich eigentlich um wirklich wichtige Dokumente handelt.
Daneben gibt es jedoch noch weitere wichtige Dinge, die bei der Aktenvernichtung zu beachten sind. Diejenigen, die kein Risiko bei der Entsorgung ihrer sensiblen Dokumente eingehen möchten, können sich für eine Entsorgung der Akten in Darmstadt oder in einer anderen großen Stadt auch an einen spezialisierten Dienstleister wenden.
Diese Unterlagen sind nicht zu vernichten
Es lassen sich durchaus Dokumente identifizieren, die stets aufbewahrt werden sollten – unabhängig von ihrem Alter. Zu diesen gehören Akten, die sich auf wichtige Ereignisse im Leben beziehen, wie Impfausweise, Zeugnisse, Geburtsurkunden oder Heiratsurkunden.
Diese Unterlage sind grundsätzlich an einem sicheren Ort unterzubringen, an dem auf sie zu jeder Zeit problemlos zugegriffen werden kann.
Die unterschiedlichen Arten der Dokumente beachten
Handelt es sich um Geschäftsunterlagen, unterliegen diese einem fest definierten Ablaufdatum, welches Aufschluss darüber gibt, wie lange die Aufbewahrung nötig ist. Bei privaten Dokumenten existiert eine solche Frist jedoch nicht. Aus diesem Grund kann nicht darauf verzichtet werden, sämtliche Papiere einer eingehenden und sorgfältigen Prüfung zu unterziehen.
Geht es um die Entsorgung von alten Rechnungen, ist ihr Datum entscheidend. Wurde der jeweilige Betrag abgebucht, können normale Supermarktrechnungen bereits problemlos entsorgt werden. Länger aufbewahrt werden müssen jedoch zum Beispiel Rechnungen über ärztliche Leistungen. Bei diesen beträgt die Zeit der Gewährleistung drei Jahre. Daneben ist die Geltendmachung von Schadensersatz sogar bis zu 30 Jahre lang möglich.
Das gleiche gilt für Werkstatt-Unterlagen oder Kfz-Rechnungen. Kommt es zu einem Diebstahl, kann etwa bei einer vorliegenden Teilkasko-Versicherung der Fahrzeugwert mithilfe der alten Rechnung belegt werden.
Bank-Dokumente – Besonders sensibel
Geht es um Dokumente, die Bankgeschäfte betreffen, sind diese generell für den gesamten Vertragszeitraum mit dem entsprechenden Kreditinstitut aufzubewahren. Mit den Kontoauszügen sollte man auf gleiche Art und Weise verfahren. Empfehlenswert ist es, diese nach ihrem Datum zu sortieren, sodass die Finanzen auch im Nachhinein stets nachvollzogen werden können. Seit dem Jahr 2002 gilt außerdem die Vorgabe, dass die Nutzung von Kontoauszügen in Form eines Beweises bis zu vier Jahre lang möglich ist. Geht es um unregelmäßige Zahlungen, kann auf die Kontoauszüge als Beweis für einen Zeitraum von zwei Jahren zurückgegriffen werden.
Aufgehoben werden müssen jedoch nicht zwingend sämtliche Unterlagen, die mit dem Finanzamt in Verbindung stehen. Vernichtet werden können so etwa Zahlungsaufforderungen oder herkömmliche Anschreiben. Trennen sollte man sich jedoch nicht von Steuerbescheiden, da diese in Zukunft durchaus noch benötigt werden könnten, beispielsweise, wenn es um die Beantragung eines Kredits geht.
Welche Versicherungsdokumente müssen aufbewahrt werden?
Geht es um die Versicherungsdokumente, neigen Verbraucher häufig dazu, die vollständige Korrespondenz mit dem Versicherungsunternehmen zu archivieren. Nötig ist dies allerdings nicht.
Vollkommen ausreichend ist es, den ursprünglichen Vertrag mit der Versicherung aufzuheben, ebenso wie sämtliche nachträgliche Änderungen, welche diesen betreffen. Für die Steuererklärung kann es außerdem nötig werden, Zahlungsaufforderungen der Versicherung vorzulegen.
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